פרוטוקול ועדת ביקורת 23.3.2019

תוכן:

פרוטוקול ועדת ביקורת 23.3.2019

חברי ועדה נוכחים בפגישה: אמנון טלר, אילן זטלר, אייל אביעוז, יואל סליגסון, רועי שיין

 

סדר יום:

1. בחירת יו"ר ועדה ביקורת
2. חברי ועדת ביקורת
3. נושאים לטיפול במהלך 2019
4. דרכי עבודה

סעיף 1: בחירת יו"ר ועדת ביקורת

אייל אביעוז נבחר כיו"ר ועדת ביקורת

 

סעיף 2: חברי ועדת ביקורת

בהמשך לפגישה עם הנהלה מנוף ועקב העובדה כי רועי שיין אינו חבר אגודה ולא נבחר באסיפה רועי אינו יכול להימנות כחבר ועדת ביקורת.

יחד עם זאת, וכאמור לפי ההסברים שפורטו בפרוטוקלים קודמים, העבודה של הועדה מרובה לאור העובדה כי במשך שנים לא הייתה קיימת ועדת ביקורת במנוף. אי לכך, מתוקף תפקידה ממנה ועדת ביקורת את רועי שיין כיועץ לועדת ביקורת וחבר שאינו מן המניין.

 

סעיף 3: נוהל לפניות חברי אגודה לועדת ביקורת

ועדת ביקורת דנה באופן הטיפול ובמאפייני הפניות של חברי אגודה לועדה. ככלל, ועדת ביקורת מבקרת תהליכים ותקינותם של החלטות לפי תקנון מנוף וחוקי המדינה.

הוחלט על הנוהל הבא:

1. במידה ומתקבלת פנייה בכתב לועדת ביקורת ממי מחברי האגודה (גם אם בצורה אנונימית) בין אם לועדה ובין אם למי מחבריה, הנושא יעלה לדיון הפגישה הבאה של ועדת ביקורת
2. אם ועדת ביקורת תמצא כי הנושא לא תחת סמכותה או כי אין ביכולתה להכניס את הנושא לסדר היום, היא תפנה לחבר האגודה הפונה ותעדכן אותו. כמו כן, היא תנסה לעזור לו לפתור את הנושא באמצעות שאר הגורמים הרלוונטיים באגודה (הנהלה, ועדות, מזכירות).
3. אם ועדת ביקורת תחליט לטפל בפנייה ולהכניס את הנושא לסדר היום, היא תפנה לבחר האגודה ותזמין אותו לפגישה הבאה על מנת לקבל מידע נוסף לפני שהועדה תחל בעבודתה.

סעיף 4: פנייה מחבר אגודה לגבי נושא לביקורת בשנת 2019

הועדה קיבלה פניות מחברי אגודה, והחליטה כי הנושאים ראויים לטיפול ותכניס אותם לסדר היום.

הודעה תצא לחברי האגודה והזמנה למפגש עם ועדת ביקורת.

 

סעיף 5: נושאים לביקורת בשנת 2019

לאחר המפגש שהיה לועדה עם ההנהלה וההיחשפות של הועדה לתהליכים קיימים ו/או מתוכננים של ההנהלה, הוחלט לשנות קצת את נושאי הבקרה לשנת 2019.

בנושא המזכירות כמו גם בחלק מנושאי הטיפול בועדות, הועדה תעקוב אחרי עבודת ההנהלה ללא צורך בעבודה חופפת מצד הועדה. הועדה תבקש מההנהלה דו"ח מצב בנושאים אלו בעוד 3 חודשים, כלומר, סוף רבעון 2 של שנת 2019.

שינוי זה יאפשר לועדה להתמקד בנושאים נוספים ו/או יותר לעומק בנושאים בהם היא רוצה לטפל.

הועדה החליטה להתמקד בנושאים הבאים: הנהלה, מעקב וביצוע החלטות במנוף לאורך זמן, ועדת חינוך וועדת פיתוח (כועדות בעלות התצקיבים הגבוהים ביותר), אזור תעשייה, פניות מחברי אגודה (ככל שיהיו).

 

 סעיף 6: חלוקת עבודה ונושאים לטיפול 2019

רועי – בדיקת מעקב החלטות וביצוע החלטות אסיפה והנהלה. עבודה עם ההנהלה בנושא מערכת ניהול המשימות החדשה שהוטמעה וכיצד מתבצע ניהול מעקב החלטות וביצוען של מנוף לגבי שנים עברו?

אייל – בקרה התנהלות הנהלה. תהליכי קבלת החלטות, מורשי חתימה, עובדים שכירים, פרוטוקולים, עבודה שוטפת, ניהול תקציב ועוד, לפי המדריך לועדת ביקורת של משגב ולפי ראות עיניה של ועדת ביקורת.

יואל – בקרה התנהלות ועדת חינוך. תהליכי קבלת החלטות, מורשי חתימה, עובדים שכירים, פרוטוקולים, עבודה שוטפת, ניהול תקציב ועוד, לפי המדריך לועדת ביקורת של משגב ולפי ראות עיניה של ועדת ביקורת.

אמנון - בקרה התנהלות ועדת פיתוח. תהליכי קבלת החלטות, מורשי חתימה, עובדים שכירים, פרוטוקולים, עבודה שוטפת, ניהול תקציב ועוד, לפי המדריך לועדת ביקורת של משגב ולפי ראות עיניה של ועדת ביקורת.

אילן – אזור תעשייה מנוף. ניהול תקציב, הוצאות אזור תעשיה, חוזים מול שוכרים ועוד, לפי המדריך לועדת ביקורת של משגב ולפי ראות עיניה של ועדת ביקורת.

עד הפגישה הבאה כל חבר ועדה ישתדל לסיים בדיקה ראשונית של הנושא ולתכנן את תהליך הביקורת עם לוח זמנים.

 

סעיף 7: יעוץ חיוצני בתשלום

ייתכן ועקב מורכבות הנושאים הדורשים יותר מרוח התנדבות על מנת להבין את הנושאים כהלכה (החשבונאיים בעיקר), ועדת ביקורת תצטרך ייעוץ חיצוני בתשלום. הועדה תנסה לבקר ולפקח קודם כל על ידי חבריה ובעזרת גורמי מקצוע מתוך חברי האגודה אשר מוכנים לתרום מזמנם. יחד עם זאת, ייתכן ויידרש גורם חיצוני אשר יכול לתת  מבט נקי וחדש.

כיוון שאנחנו עדיין רק בתחילת הביקורת, נושא זה הינו תיארוטי בלבד. במידה וועדת ביקורת תמצא לנכון לשכור ייעוץ חיצוני בתשלום, היא תפעל מול ההנהלה למצוא את הכספים הנדרשים לכך.

 

סעיף 8: בקשות מההנהלה/מזכירות

הועדה מבקשת מההנהלה ו/או המזכירות את החומרים הבאים על מנת שתוכל להתחיל את עבודתה:

1. רשימה מסודרת ועדכנית של כל חברי הועדות ויושבי הראש שלהם
2. רשימה מסודרת ועדכנית של כל השכירים במנוף ונותני שירותים קבועים
3. קבלת תקציב 2018 מלא ומאזן מלא חתום כמו את מצגת המאזן שהוצגה באסיפה השנתית האחרונה.