פרוטוקול ועדת ביקורת – פגישה עם ההנהלה 19.3.2019

תוכן:

פרוטוקול ועדת ביקורת – פגישה עם ההנהלה 19.3.2019

חברי ועדה נוכחים בפגישה: אילן זטלר, יואל סילגסון, אייל אביעוז     

חברי הנהלה נוכחים בפגישה: קובי יקואל, יאיר ספיר, אילנית רקם, ירון זינו, ערן הספל

סדר יום: תיאום ציפיות ומפגש עבודה

1. חברי ועדת ביקורת
2. נושאים לסדר יום ועדת ביקורת
3. פניות חברי אגודה לועדת ביקורת
4. נושאים כללים

סעיף 1: חברי ועדת ביקורת

ההנהלה העלתה את עניין חמשת החברים בועדת ביקורת כאשר אחד מהם אף לא חבר אגודה בעוד שהתקנון מגדיר 3 חברים וכולם חברי אגודה. ענינו כי למרות שהדבר סותר את תקנון מנוף ו-ועדת ביקורת היא זו שצריכה לפעול על פי התקנון, עקב העובדה כי לא הייתה ועדת ביקורת במשך כמה שנים טובות + כמות העבודה + העובדה כי על פי רשם האגודות, חוק המועצות המקומיות ומדריך ועדות הביקורת של משגב ועדה ביקורת יכולה למנות 3-5 אנשים (למרות שהתקנון של מנוף גובר על תקנונים אלו), החלטנו להשאיר את המצב על כנו. הוסכם על הגדרת תפקיד לרועי שיין כיוון שהוא לא חבר אגודה, ייקבע בפגישה הבאה של ועדת ביקורת.

סעיף 2: נושאים לסדר יום ועדת ביקורת

ההנהלה העלתה שיש חפיפה רבה בין הנושאים שבחרנו להתמקד בהם השנה ולבין נושאים שההנהלה מתמקדת בהם וכבר התחילה בתהליכים בנושא, בעיקר בנושא הועדות אך גם בנושא המזכירות.

אכן יש פה חפיפה ו"התנגשות", אך ענינו שראשית צריך לזכור שועדת ביקורת בודקת גם אחורה את שנת 2018. שנית, ועדת ביקורת כגוף עצמאי מחויבת לתת לאסיפה סקירה על מצב האגודה ולמרות שהנושאים חופפים לא בהכרח הדברים הנדרשים לשיפור והמסקנות יהיו זהים בין ועדת ביקורת לאגודה. מה גם, שההנהלה יכולה כן לבצע או לא לבצע בהתאם להרבה שיקולים בעוד שועדת ביקורת לא מתעסקת בביצוע אלא בבקרה ויידוע חברי האגודה על המצב הקיים.

יחד עם זאת, ייתכן וכן שווה לשקול את הנושא ולבדוק האם ניתן לתת משקל גבוה יותר לתחומים אחרים. ועדת ביקורת תדון שוב בפגישתה הבאה על הנושאים הנבחרו לראות האם יש מקום לחשיבה מחדש.

סעיף 3: פניות חברי אגודה לועדת ביקורת

ההנהלה שאלה האם פתחנו ערוץ לפניות מחברי האגודה. נאמר שגם בפרוטוקול שהופץ וגם בעמוד הבית של הועדה באתר אנחנו ממזמינים ליצור קשר. הומלץ ליצור הודעות פוש כל כמה זמן על מנת לתזכר את חברי האגודה על איך ניתן ליצור קשר עם הועדה. המלצה התקבלה וועדת ביקורת תיישם.

איך ועדת ביקורת מתנהלת מול פניות מחברי האגודה. הנושא עדיין לא נידון בועדת ביקורת. באילו פניות מטפלים ואילו לא? איך מתנהל הקשר עם החבר הפונה? האם ואיך מטפלים הפניות אנונימיות? הנושא יעלה לדיון בפגישה הבאה של הועדה.

סעיף 4: נושאים כללים

1. ההנהלה הפנתה את ועדת ביקורת לאתר המועצה שם יש מדריך של מעצה אזורית משגב לועדת ביקורת. ועדת ביקורת מודה להנהלה על המידע וכבר החלה לעבוד עם מדריך זה.
2. השתתפות ועדת ביקורת בפגישת הנהלה ומגנון לפרסום אקטיבי של פגישות הנהלה. העלנו שבעבר היה נהוג שועדת ביקורת מוזמנת לפגישות הנהלה בתור משקיף. ההנהלה אמרה שודאי שמוזמנים ולמעשה הפגישות פתוחות לכל חברי האגודה. נאמר כי כיום מועד הפגישות אינו ידוע לחברי האגודה ולכן הם לא באמת פתוחות לציבור. הוסכם כי ההנהלה תתחיל לפרסם באתר ו/או באמצעי שתמצא לנכון את מועדי הפגישות ותעדכן במידה ויש שינויים או ביטולים.
3. לועדת ביקורת ישנה האפשרות לשכור יועצים חיצוניים בתשלום או בהתנדבות. כיום אין תקציב לועדת ביקורת. על מנת לאפשר לועדת ביקורת לשכור יועץ חיצוני יהיה צורך בסעיף תקציבי בשנת 2020.